Cómo escribir emails correctamente

Escribir bien no cuesta un nada y reporta un gran beneficio

Los emails no son la mejor herramienta de comunicación porque, generalmente cuando alguien lee sus emails está jugando con el puntero del mouse, tomando café y escuchando música mientras manda un sms por el celular y piensa que pedir para comer al medio día.

Ayudemos a estas atareadas personas a que lean a conciencia nuestro email, evitando que mal interpreten nuestro emails y sacando al máximo la utilidad este difundido medio de comunicación, que si los utilizamos correctamente, pueden ser una herramienta super-eficaz.

Aqui unos puntos que le ayudarán a escribir mejores emails:

• Utilice asuntos ( títulos ) descriptivos, no utilice títulos poco descriptivos como “hola” o “mira esto..” porque no dicen nada al destinatario, y si el día de mañana lo busca puede no encontrar nuestro email.Serian mejores títulos “Hola, mi nombre es Pepito Gonzales” o “Te adjunto un boceto sobre el diseño que quiero para mi web” ya que muchas veces, con solo leer el titulo, podemos darnos una idea muy clara del contenido y decidir en que orden leer los emails.Cuando respondemos, es mejor editar el titulo del email sin eliminar el titulo actual, por ejemplo: “Te adjunto presupuesto. RE: Hola, mi nombre es Pepito Gonzales”; de este modo no se pierde y se mantiene actualizado el hilo de la conversación.
• Antes de adjuntar un archivo, asegúrese de que sus archivos tengan nombres descriptivos, yo nunca abriría un archivo llamado “00209289381.pdf” o “web.pps”.Utilice nombres como “secciones-y-contenido.pdf” o “boceto-web.pps” (No deje espacios en blanco, porque a veces se convierten en %20, evite esto utilizando guiones)
• Al principio del email es muy buena idea poner el titulo del email, su nombre, teléfono, pagina web e, incluso, la fecha de envío del email. Un dato por linea, para que el cliente tenga esos datos a siempre a mano.
• Escriba al iniciar el email un sumario de los temas que tratará en el cuerpo del email.
  Por ejemplo: “Hola Sidney, te escribo para consultar el precio de un diseño web multimedia. En este email te doy detalles de las secciones y del contenido para que me presupuestes.” ( ¡Excelente introducción! )
• En el cuerpo del email, escriba un titulo para cada párrafo, párrafos cortos y separados por una linea en blanco uno del otro, y que solo traten de un tema, para evitar que se confundan las ideas.Escriba correctamente, respetando las reglas básicas de gramática y ortografía para agilizar la lectura. ( NUNCA escriba emails completos en mayúsculas, mejor dicho, nunca escriba una palabra en mayúscula a menos que quiera llamar la atención en tal palabra, las personas que están muy acostumbradas a leer en internet interpretan las mayúsculas como gritos. )Incluso, asegúrese de escribir en un español neutro, sobre todo si escribe para alguien de otro país. No todos saben lo que significa “che, vos…” ( hey! tu… ) o “escrache publico” ( Cuando hacen publico información privada de una persona con el solo fin de perjudicarla ). Recuerden que muchos utilizan Google para traducir nuestros emails a otros idiomas.Sea neutro y directo para evitar malos entendidos. Ser formal ayuda mucho a que no se malentiendan las cosas.

  Si agrega links, que sean URLs y no dominios, o sea, que incluyan el http:// al inicio, algunos programas de correo no reconocen los links si solo pones www.paginaweb.com

• En el ultimo párrafo agregue las preguntas que tenga y recuerde al receptor cual era el fin del email para asegurarse de que el “ya cansado de leer” no se olvide de respondernos lo que necesitamos.
• Un simple saludo y su firma cierran el email, pocas son las personas que leen los post data. Evite el uso de post datas ya que la gente rara vez los lee, y con justa razón, los post datas son datos que habíamos olvidad poner en el lugar correcto en una época en la cual editar el texto era imposible… en los emails los post datas son mentira, si se olvido de escribir algo edite el texto y coloque los post datas donde realmente van.Si se decide por utilizar post datas de todos modos, utilicelos para despedirse ( así no mezclamos una despedida o comentario con el resto de nuestro tan trabajado email ) o para hacer notificaciones de poca importancia.

Entonces, un email extraído del propio paraíso cibernético seria algo así:

Asunto: Necesito un presupuesto. Te adjunto un boceto del diseño que quiero para mi web.
Archivo adjunto: boceto-web.zip
Archivo adjunto: secciones-y-contenido.pdf

Solicitud de presupuesto web
Pepito Gonzales
(+54x) xxx-xxxxxx
www.pepitogonzales.com
28/7/2008

Hola Sidney, mi nombre es Pepito Gonzales, te escribo para consultar el precio de un diseño web multimedia. En este email te doy detalles de las secciones y del contenido para que me presupuestes.

Boceto web
Te adjunto un boceto de un diseño que estube haciendo en el word. Como verás es solo una idea muy baga de lo que tengo pero ya podrás hacerte una idea de lo que estoy buscando.

Me gustaría un estilo similar al de http://www.paginaweb.com o http://www.otrapaginaweb.com

Secciones y contenido
Para mi sitio necesito tener muchas secciones porque en mi empresa hay muchas areas y ofrecemos muchos servicios muy variados.

Espero presupuesto
Me gustaría que me hagas llegar un presupuesto junto con un listado de los datos que necesites para que comencemos con esta pagina web pronto.

Por favor, mira el boceto y el documento con las secciones y contenidos necesarios y hazme llegar un presupuesto antes del viernes que viene, así podré responderte durante el fin de semana.

Atentamente,

Pepito Gonzales
(+54x) xxx-xxxxxx
www.pepitogonzales.com

P/D: Gracias por tu tiempo.
P/D: 2 Archivos adjuntos.

Obviamente que a un amigo le podemos escribir con una estructura mucho más desorganizada e informal, pero creame, sus amigos mas despistados serán los primeros en agradecerle que escriba correctamente sus emails.

Espero que les hayan gustado estos consejos. ^^,

Comentarios

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  Sidney Rees
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